Bedrijfsvoering

Algemeen

In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt inzicht gegeven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Onder bedrijfsvoering verstaan we het scheppen van voorwaarden en het bieden van ondersteuning voor de uitvoering van de gemeentelijke taken. Dit gebeurt op meerdere vakgebieden, zoals Juridische Zaken, ICT, Financiën, Personeelszaken en meer. Deze functies staan ten dienste van de zorg voor en de dienstverlening aan onze inwoners. Het is nodig dat deze ondersteuning aansluit bij de behoefte. Daarom stemt Bedrijfsvoering haar aanbod af met de teams die diensten leveren aan de inwoners en bedrijven.

Personeel en organisatie

Organisatieontwikkeling

Bij alles wat de gemeente doet staat het resultaat voor de stad en haar inwoners voorop. Dit betekent op verschillende plekken in de organisatie iets anders. Zo richten we als organisatie processen zo efficiënt mogelijk in, en is er bij projecten een samenwerking tussen inwoners en de medewerkers van de gemeente en nemen we de tijd om te luisteren naar de inwoners om deze zo goed mogelijk te helpen.

De plek waar we ons werk uitvoeren passen we hier op aan. De afgelopen tijd was dit vanwege de coronamaatregelen zoveel mogelijk vanuit huis. Na deze coronaperiode doen we ons werk daar waar het het meest passend is voor onze stad en inwoners.

We zetten in op leren en ontwikkelen vanaf dag één. We willen medewerkers laten ervaren wat het betekent om voor Purmerend en Beemster te werken. Naast een introductieprogramma voor nieuwe medewerkers gaan we een leergang 'binnen en buiten' aanbieden aan onze medewerkers. We willen dat nieuwe medewerkers met de verschillende manieren van organiseren kennismaken en ze laten ervaren wat het werken voor onze stad op verschillende plekken in de organisatie betekent. De leergang 'binnen' is gericht op de organisatie; hoe werkt een gemeente, vanuit bestaande processen en systemen. 'Buiten' is gericht op wat er in de stad gebeurt, we laten de medewerker ervaren wat het ritme van de stad en het platteland is en hoe wij het werk organiseren in samenwerking met en vanuit de wensen en noden van de bewoners en onze partners in de gemeente.

Cao-gemeenten

Al sinds 1 januari 2021 is er geen nieuwe cao gemeenten afgesloten. De onderhandelingen tussen de VNG en de vakbonden zijn vastgelopen en het proces ligt stil. De verwachting is dat dit proces nog een lange doorlooptijd heeft en misschien pas in 2022 wordt afgerond, waarna de toepassing met terugwerkende kracht zal moeten worden uitgevoerd.

Juridische zaken

Advies

De afgelopen jaren heeft het onderwerp privacy een steeds grotere rol. Dit heeft een grote impact op de gemeente en haar medewerkers. Sinds 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht, waarna later de Wet politiegegevens (Wpg) is ingevoerd. Om in te spelen op deze wijzigingen heeft de organisatie een Functionaris Gegevensbescherming (FG), een Privacy Functionaris (PF) en een Privacy Adviseur (PA) aangesteld. De ervaring leert dat dit niet meer aansluit op de huidige situatie, wat tot gevolg heeft dat de gemeente op zoek is naar een extra PF. Naast nieuwe regelgeving wordt de gemeente ook geconfronteerd met gewijzigde regelgeving. Binnenkort zal de Wet openbaarheid van bestuur opgevolgd door de Wet open overheid. Deze gewijzigde wet legt de gemeente meer verplichtingen op.

Bezwaar en beroep

Nadat het aantal bezwaarschriften jarenlang een gestage daling toonde, mede als gevolg van de andere manier van werken van de gemeente, is daar sinds een paar jaar een kentering in gekomen. Uiteraard heeft de coronacrisis zijn invloed op het aantal bezwaarschriften; denk aan de TOZO bezwaarschriften die we voorheen niet kenden. Daarnaast zien we een verschuiving van bezwaarschriften van het maatschappelijk domein naar het ruimtelijk domein. Hieraan is te merken dat we erg actief zijn in de stad. Elke activiteit levert een reactie op. Inwoners blijken mondig en vaak ergens tegen. Omdat er veel binnenstedelijk ontwikkelingen plaatsvinden, zijn er altijd tegenstanders te vinden die zich niet in de gemeentelijke plannen kunnen vinden. Dat levert extra bezwaarschriften, verzoeken om voorlopige voorzieningen en beroepschriften op. Daar komt bij dat de complexiteit toeneemt, niet altijd vanwege de van toepassing zijnde wetgeving, maar vaak door het aantal derde-belanghebbenden. De uitdaging is om de verschillende zaken op een juiste wijze af te handelen binnen gepaste tijdslijnen.

Veiligheid

De afgelopen jaren stootte de politie een deel van haar taken af. Omdat er geen andere partijen zijn die deze taken oppakken, belanden deze bij de gemeenten. Enkele van deze taken zijn: bestuurlijk toezicht prostitutie, aanpak mensenhandel, inleveractie messen en wapens en online orde volgen (social media). In het kader van de nieuwe taken is er de afgelopen periode een tweetal nieuwe medewerkers aangenomen. De gemeente zal de komende periode zich inspannen de nieuwe taken zo goed mogelijk uit te voeren.

Financiën

De financiële functie is in ontwikkeling. In 2021 stond de totstandkoming van de Kadernota en de begroting, de belastingharmonisatie en de systeemintegratie in het teken van de fusie. In 2022 wordt de laatste jaarrekening van Beemster gemaakt en kan de aandacht gaan naar de doorontwikkeling. Dit gaat om vragen als: sluiten de systemen nog aan op de gewenste ontwikkelingen, kunnen we efficiënter rapporteren, hebben we de financiën van de groeiopgave goed in beeld. Veel aandacht zal ook gaan naar de bemensing van de functies. Dit is uiterst lastig omdat er sowieso krapte is, maar ook omdat we in een dynamische groeiopgave zitten die specifieke kennis en kunde vraagt (denk aan fiscaliteit, grondexploitaties). Het afgelopen jaar zijn goede resultaten behaald met het zelf opleiden van deskundige lokaal betrokken medewerkers; die lijn willen we voortzetten.

We blijven doorgaan met de goede dingen. Wij monitoren ons totale betaalgedrag aan alle leveranciers. In ons betaalsysteem zijn alle leveranciers aangemerkt om per direct te betalen als de factuur juist is, wij hanteren dus een betaaltermijn van 0 dagen. Het betalingsgedrag van de gemeente wordt beoordeeld aan de hand van het aantal dagen dat de leverancier moet wachten op bijschrijving van het gefactureerde bedrag. De gemiddelde betalingstermijn van de gemeente bedraagt 25 dagen. In individuele gevallen is er sprake van termijnoverschrijding. Het beleid is erop gericht om de individuele overschrijdingen terug te dringen.

Ook wordt verder gegaan met de voorbereiding van de rechtmatigheidsverantwoording. De verwachting was dat deze over het verslagjaar 2021 voor het eerst van toepassing zou zijn. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties heeft echter bekend gemaakt dat dit voor het verslagjaar 2021 niet meer haalbaar is. Het opnemen van de rechtmatigheidsverklaring zal naar verwachting voor het eerst opgenomen moeten worden in de jaarrekening van 2022.

Informatievoorziening

Datalab, onderzoek en statistiek

De behoefte aan informatie groeit sterk. Het oplossen van maatschappelijke vraagstukken wordt ondersteund met behulp van data. De organisatie heeft behoefte aan overzichten en presentaties van gegevens in een kaart. Het werken voor de stad en het platteland vraagt om stuurinformatie om kwaliteit en voortgang van dienstverlening en producties te monitoren (o.a. woning-bouwprognose, Wmo, analyse en uitputting budgetten jeugdzorg). Voor het ontsluiten van informatie zijn dashboards nodig waarin gegevens met elkaar in verband worden gebracht en ook trends zichtbaar worden. Naast monitoren neemt ook de vraag toe naar het kunnen voorspellen van effecten van beleidsmaatregelen. Data science helpt om de relevante gegevens te identificeren en daarna grote hoeveelheden data te analyseren om patronen te herkennen. Vervolgens wordt informatie vertaald naar hypotheses, getoond in visualisaties, en kan erop worden gestuurd. Bij de aanpak van bijvoorbeeld ondermijning is data science randvoorwaardelijk. Uiteraard wordt gewerkt met inachtneming van de regels voor de privacy en informatieveiligheid.

De ‘Atlas’ van Purmerend is inmiddels gevuld met ruim 200 (interactieve) kaarten met relevante informatie over Purmerend en Beemster, waaronder de geplande woningbouw.

Dankzij eenmalige subsidie van de VNG in 2021 en in samenwerking met andere gemeenten, waaronder de gemeente Utrecht, wordt het product Atlas in 2022 verder ontwikkeld. Real-time informatievoorziening die met vele landelijke voorzieningen (waaronder DSO) kan worden uitgewisseld vraagt om investeringen in nieuwe technieken, maar ook het werken volgens de VNG common ground uitgangspunten. Door samenwerking kunnen kosten- en expertise gedeeld worden.

ICT

Informatisering en automatisering

De inzet van ICT speelt een cruciale rol in de uitvoering van onze taken en het functioneren van de stad en dorpen. Nieuwe (maatschappelijke) opgaven in de stad en dorpen en onze organisatie zijn tegenwoordig steevast nauw verbonden met vraagstukken op het gebied van informatiemanagement. We zien dat de organisatie steeds ‘ICT-intensiever’ wordt. Dit is overigens niet uniek voor onze gemeente, maar sluit aan bij een algemene maatschappelijke trend. Het belang van ICT als strategisch bedrijfsmiddel voor gemeenten neemt toe.

Het eerste kwartaal van 2022 staat in het teken van de afronding van de harmonisatie van het IT- en applicatielandschap in het kader van de bestuurlijke fusie die heeft plaatsgevonden. Het gaat alleen nog om de afrondende werkzaamheden die niet voor 1 januari 2022 konden worden uitgevoerd. De harmonisatie an sich is per die datum uiteraard wel een feit. Verder ligt de focus in die periode op de voorbereidende werkzaamheden voor de inrichting van de informatievoorziening voor de Omgevingswet die per 1 juli 2022 in werking treedt.

Informatiebeveiliging

We treffen stapsgewijs de maatregelen om te gaan voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Dit is een meerjarig traject waar we voor 2022 een aantal specifieke opgaven en klussen hebben geselecteerd. Hierover leggen we jaarlijks verantwoording af door middel van de ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit).

Digitaal samenwerken

De coronacrisis heeft het digitaal samenwerken een grote impuls gegeven qua noodzaak en urgentie. Werken voor de stad en dorpen staat voor ons voorop en we willen (samen)werken waar dat het meest passend is voor de betreffende opgave. Dit vereist verdere digitalisering die plaats- en tijdonafhankelijk werken voor medewerkers onderling, maar juist ook met inwoners en (keten)partners ondersteunt. Borging van informatiebeveiliging en privacy is hierbij een randvoorwaarde. Hiertoe implementeren we stapsgewijs onder meer een zaaksysteem en komen er tools waarmee online kan worden samengewerkt. Deze ontwikkelingen zorgen mede voor een logisch samenhangend geheel, waarmee we tevens beogen ons applicatielandschap te kunnen saneren.

Verder borgen we de continuïteit van de digitale werkomgeving: we dragen zorg voor een stabiel en veilig digitaal netwerk, goed functionerende generieke ICT-voorzieningen (hardware en software) en een hoog niveau van gebruikersondersteuning. Daarnaast professionaliseren we het beheer van het ICT-projectenportfolio en dragen we bij aan het uitvoeren van gemeentelijke programma’s en projecten. Deze werkzaamheden voeren we uit in lijn met de doelstellingen van de organisatie.

De ontwikkeling naar een informatiesamenleving biedt kansen en uitdagingen voor de stad en dorpen en de organisatie. Kansen om onze dienstverlening te verbeteren, transparantie en vertrouwen te vergroten en maatschappelijke uitdagingen op te pakken. Daarbij vragen inwoners en ondernemers om het vormgeven en borgen van goede randvoorwaarden voor de omgang met de groeiende hoeveelheid data en digitale voorzieningen in de ‘slimme stad en dorpen’. Samen komen we tot efficiënte en effectieve digitale oplossingen, met voldoende aandacht voor publieke waarden als veiligheid, toegankelijkheid, privacy en gelijke behandeling.